Umsatzsteuer – Überblick

Das Umsatzsteuergesetz ist ein sehr formales Gesetz. Es hat viele Fallen, in die man tappen kann und die dann Steuerbegünstigungen verwehren (zB Vorsteuerabzug, steuerfreie Ausfuhrlieferungen). Deshalb ist es besonders wichtig, alle Vorschriften einzuhalten.

Umsatzsteuerpflichtig?

Sofern keine Befreiung besteht muss alles, was ein Unternehmer seinem Kunden verrechnet, der Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) unterzogen werden. Das heißt, auf den Netto-Verkaufspreis muss die Mehrwertsteuer aufgeschlagen werden – oder aus dem Brutto-Verkaufspreis herausgerechnet werden.

Im Ergebnis zahlt immer der Konsument die Mehrwertsteuer. Unternehmer können sich, mit Ausnahmen (zB Kleinunternehmer, Ärzte, Kauf von Kfz), die ihnen in Rechnung gestellte Steuer als Vorsteuer abziehen, damit ist die Steuer bei ihnen nur Durchlaufposten und kein Kostenfaktor. Konsumenten – oder auch Kleinunternehmer – sind aber nicht vorsteuerabzugsberechtigt und tragen damit die Mehrwertsteuerlast.

Der Steuersatz richtet sich dabei nach der Warengruppe oder Art der Leistung (0 bis 20 %; je lebensnotwendiger, desto niedriger):

• 0% – zB ärztliche Leistungen, gemeinnützige Sportvereine, zT Geschäftsraummiete
• 10% – zB Lebensmittel, Bücher, Arzneimittel, Wohnraummiete
• 13% – Wein ab Hof, künstlerische Tätigkeiten, Beherbergung, Freizeitunterhaltungen wie Museen, Theater, Sportveranstaltungen, lebende Tiere
• 20% – Normalsteuersatz

SLT-Tipp: Die Feststellung des Umsatzsteuersatzes ist nicht immer leicht. Besprechen wir das gemeinsam! Änderungen im Nachhinein, zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung, können schmerzlich sein, manchmal sogar bedrohlich wenn die gesamte Kalkulation zusammenfällt.

Ausnahme Kleinunternehmerbefreiung:

Liegt Ihr jährlicher Nettoumsatz unter dem Betrag von 55.000 € brutto (10% Toleranzregelung) gelten Sie als Kleinunternehmer (§ 6 Abs 1 Z 27 UStG). Dies hat folgende Auswirkungen: Ihre Umsätze unterliegen nicht der Umsatzsteuer, Sie haben aber auch keinen Vorsteuerabzug. Die Grenze ist stets als exklusive Umsatzsteuer zu verstehen.

Das heißt, bis zu einem Umsatz von 55.000 Euro (plus 10% Toleranz) müssen sie keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und auch nicht abführen. Wichtig: Sie dürfen dabei keine Umsatzsteuer in der Rechnung ausweisen, sonst schulden Sie diese kraft Rechnungslegung. Der Nachteil der Kleinunternehmerregelung: Sie haben keinen Vorsteuerabzug!

SLT-Tipp: In manchen Fällen ist es daher günstiger, zur Umsatzsteuerpflicht zu wechseln (sog. Optionserklärung). Das ist vor allem dann der Fall, wenn die Kunden ganz überwiegend vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer sind. Damit wird dann für Sie der Vorsteuerabzug möglich. – Eine Günstigkeitsberechnung machen wir gerne für Sie.

Wenn Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer verrechnen, steht Ihrem Kunden logischerweise für diesen Geschäftsfall kein Vorsteuerabzug zu. Sie haben diese ja auch nicht in Rechnung gestellt.

Wenn Sie von einem Kleinunternehmer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer bekommen, können Sie auch keine Vorsteuer abziehen. Sie ist ja auch Ihnen nicht in Rechnung gestellt worden und Sie mussten sie auch nicht an Ihren Lieferanten bezahlen.

Fristen, Meldungen und Zahlungen:

Umsatzsteuervoranmeldung (UVA)

Liegt der Jahresumsatz über 100.000 € netto, ist der Voranmeldungszeitraum der jeweilige Kalendermonat.

Nur wenn der Jahresumsatz unter 100.000 € netto liegt, wird pro Quartal abgerechnet.

Kleinunternehmer müssen gar keine UVA abgeben, sie sind ja von der Umsatzsteuer befreit.

Grundsätzlich ist eine Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) bis zum 15. des auf den Voranmeldungszeitraum zweitfolgenden Monats elektronisch beim Finanzamt einzureichen. Die UVA für den Jänner muss also spätestens am 15. März abgegeben sein. Jene für das erste Quartal am 15. Mai. Dafür muss das Formular U30 verwendet werden.

Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch eine etwaige Zahllast zu entrichten. Unter Zahllast versteht man einen Überhang der abzuführenden Umsatzsteuer über die abziehbare Vorsteuer (= die bei Einkäufen und sonstigen Spesen gezahlte USt).

USt-Gutschrift?

Ergibt sich für den Voranmeldungszeitraum eine Gutschrift, sollte die Umsatzsteuervoranmeldung so rasch wie möglich abgegeben werden. Frühestens kann dies am ersten Tag des Folgemonates erfolgen. Die Gutschrift wird mit Abgabe der UVA wirksam, ab diesem Zeitpunkt können damit offene Steuerschulden beglichen werden. Auch eine Umbuchung auf ein anderes Steuerkonto ist möglich, eine Auszahlung muss extra beantragt werden.

Wichtig – Verspätungen, Zahlungsprobleme?

Die Nichteinreichung einer Umsatzsteuervoranmeldung bzw. die Nichtzahlung (die Zahlung gilt als Steuererklärung) kann einen Verspätungszuschlag zur Folge haben (bis zu 10 % der Abgabensumme) und auch finanzstrafrechtliche Folgen nach sich ziehen.

Erfolgt die Bezahlung nicht zeitgerecht, kann ein Säumniszuschlag (2% bis max. 4%) festgesetzt werden.

Wenn Sie die Zahllast einmal nicht zeitgerecht entrichten können, geben Sie auf jeden Fall die UVA ab und stellen Sie ein Zahlungserleichterungsansuchen! Die Umsatzsteuer ist damit gemeldet und es kann kein Verspätungszuschlag mehr anfallen. Sie haben dann auch keinen finanzstrafrechtlichen Ärger, denn die Nichtabfuhr bzw. Nichtmeldung von Selbstberechnungsabgaben kann einen finanzstrafrechtlichen Tatbestand darstellen! Für eine verspätete Zahlung wird aber jedenfalls ein Säumniszuschlag von 2 % festgesetzt.

Zusammenfassende Meldung – Umsätze im EU-Ausland

Wenn Umsätze im EU-Ausland erzielt werden, muss mitunter auch eine Zusammenfassende Meldung (ZM) abgegeben werden. Diese Aufstellung ist aber schon bis zum Ende des Folgemonats fällig. Daher ist es sinnvoll und effizient, bei ZM-Meldepflicht die Umsatzsteuervoranmeldung ebenfalls zum Ende des Folgemonats abzugeben, da für die ZM Informationen aus der UVA benötigt werden.

Auch Kleinunternehmer müssen eine Zusammenfassende Meldung abgeben, wenn sie Umsätze im EU-Ausland erzielen, auch wenn sie keine Umsatzsteuer verrechnen.

Besteuerung nach vereinnahmten oder vereinbarten Entgelten (SOLL/IST)?

Die Umsatzsteuer muss in der Regel bei doppelter Buchführung nach vereinbarten und bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach vereinnahmten Entgelten errechnet werden. (Freiberufler versteuern immer nach vereinnahmten Entgelten – nach Zufluss).

Das heißt, im Standardfall „vereinbarte Entgelte, sog. SOLL-Besteuerung“ ist für die Umsatzsteuerpflicht entscheidend, wann eine Lieferung erfolgte bzw. eine Leistung erbracht wurde bzw. wann die Rechnung gestellt wurde. Der Zeitpunkt des Zahlungseingangs ist bei diesem System unwichtig.

Die Umsatzsteuerschuld entsteht in diesem SOLL-System mit Ablauf des Kalendermonates, in dem die Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt worden ist. Wenn also eine Lieferung beispielsweise am 23. März erfolgte und am gleichen Tag die Rechnung ausgestellt wurde, entsteht die zugehörige Umsatzsteuerschuld am 31. März.

Wird die Rechnung nicht im gleichen Monat, sondern erst im nächsten Monat oder zu einem noch späteren Zeitpunkt gelegt, entsteht die Steuerschuld mit Ablauf des auf die Lieferung oder sonstige Leistung folgenden Monats. Es ist also spätestens am Ende des Folgemonats (hier: 30. April) die Umsatzsteuer an das Finanzamt zu bezahlen, egal, ob die Rechnung ausgestellt wurde oder nicht. Achtung: Bei diesem System ist die Umsatzsteuer mitunter von Außenständen zu bezahlen, d.h. vorzufinanzieren.

Vorsteuerabzug

Unter Vorsteuern versteht man die Umsatzsteuerbeträge, die von einem anderen Unternehmer in einer Rechnung an Sie gesondert ausgewiesen werden. Diese Umsatzsteuerbeträge werden zunächst an den Rechnungssteller bezahlt, können aber dann vom Finanzamt als sogenannte Vorsteuern – weil auf Vorleistungen angefallen – zurückgeholt werden, wenn die gekaufte Ware oder erhaltene Leistung für das eigene Unternehmen verwendet wird.

Dieser Vorsteuerabzug steht aber nur dann zu, wenn die Lieferung oder Leistung erhalten wurde und eine umsatzsteuergerechte Rechnung vorliegt.

Der Zeitpunkt der Zahlung ist dabei egal, nur bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist auch die Möglichkeit des Vorsteuerabzuges erst bei der Bezahlung gegeben.

Diese Rechnung muss beinhalten:

• – Name und Anschrift des Rechnungslegers
• – Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• – Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände
• – Art und Umfang der Leistung
• – Tag der Lieferung oder Leistung, Leistungszeitraum
• – Entgelt (Nettobetrag) und Steuersatz / Im Falle einer Steuerbefreiung der Hinweis auf diese Steuerbefreiung
• – Steuerbetrag
• – Ausstellungsdatum der Rechnung
• – Fortlaufende Rechnungsnummer
• – Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID) des Rechnungslegers
• – Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID) des Rechnungsempfängers ab Rechnungshöhe von 10.000 € (brutto)

(Bei Kleinbetragsrechnungen unter € 400,00 bestehen gewisse Erleichterungen:

Es können der Name des Empfängers, der Ausweis des Steuerbetrages, der Hinweis auf eine Steuerbefreiung, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer sowie die UID-Nummer entfallen.)

Detaillierte Musterrechnungen finden Sie unter: https://www.slt-steuerberatung.at/tools-news/rechnungen-registrierkasse/rechnungsmerkmale-und-barbelege/

(Stand: 12.8.25, Haftung ausgeschlossen.)

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