Dienstreisen

Welche Beträge können im Zusammenhang mit Dienstreisen steuerfrei ausbezahlt werden?

Hier ein kleiner Überblick. Mitsamt Formularen.

Eine Dienstreise bzw. betrieblich veranlasste Reise liegt vor wenn ein Unternehmer oder Dienstnehmer aus ausschließlich betrieblichen Gründen seinen üblichen Tätigkeitsort verlässt, und die zurückgelegte Strecke zum vorübergehenden Tätigkeitsort mindestens 25km beträgt.

Weiters muss für die Steuerfreiheit von Taggeld und Nächtigungsgeld die Reise mindestens 3 Stunden dauern.

Taggelder

zur Abdeckung des Verpflegungsmehraufwands (für Tätigkeiten außerhalb des gewöhnlichen Tätigkeitsortes, maximal für die ersten 5 Tage):

Steuerfrei sind:

• 0-3 Stunden : 0,00 Euro
• 4-12 Stunden: Stundenanzahl x 2,50 Euro
• > 12 Stunden: 30,00 Euro pro vollem Kalendertag

Hinweis: Werden höhere Taggelder gezahlt, sind die übersteigenden Teile lohnsteuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig.

Im Ausland gelten je nach dortigem Preisniveau niedrigere oder höhere Tagsätze, zB:

• Deutschland: 35,30 Euro
• Südafrika: 34,90 Euro
• USA: 52,30 Euro, New York und Washington: 65,40 Euro
• China: 35,10 Euro
• Australien: 47,30 Euro

Die gesamte Liste der Verordnung zur Reisegebührenvorschrift (Stand 1.1.2025)

Nächtigungsgelder:

• pauschal 17 Euro ohne Beleg
• oder tatsächliche Kosten gemäß Beleg

sind steuerfrei.

Im Ausland gelten je nach dortigem Preisniveau niedrigere oder höhere Nächtigungsgelder, zB:

• Deutschland: 27,90 Euro
• Südafrika: 34,00 Euro
• USA: 42,90 Euro, New York und Washington: 51,00 Euro
• China: 30,50 Euro
• Australien: 39,90 Euro

Die gesamte Liste der Verordnung zur Reisegebührenvorschrift (Stand 1.1.2025)

Fahrtkosten oder Kilometergelder:

Es können – bei nicht im Betriebsvermögen befindlichen Fahrzeugen – entweder die tatsächlichen Fahrtkosten (z.B. Flugticket, Bahnticket, Tankrechnung und Mautgebühren und etc.) oder die pauschlierten Fahrtkosten in Form des amtlichen Kilometergeldes geltend gemacht werden.

Gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen, sind ohnedies alle fahrzeugbezogenen Ausgaben Betriebsaufwand (abzüglich eines etwaigen Privatanteils).

Mehr dazu in der Rubrik Kilometergelder.

Wichtig ist eine exakte Dokumentation, die Führung eines Fahrtenbuchs – am besten in gebundener Papierform – empfiehlt sich sehr!

Werte: 1.7.2025.

Zur Dokumentation der Reisedauer und Spesen finden Sie hier unsere Reiseabrechnungsformulare:

Formulare

Formular für KM-Geld und Reisekostenverrechnung:

Reisekostenabrechnung (PDF-Format)

Reisekostenabrechnung (XLS-Format)

Formular für Einzelreisekostenverrechnung:

Einzelreisekostenabrechnung (DOC-Format)

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