Im einem früheren Artikel haben wir beschrieben, wie Sie einen angemessenen Preis für Ihre Leistung ermitteln. Damit das Geld dann auch in der Kasse landet, kommt der ordnungsgemäßen Verrechnung – der raschen und korrekten Rechnungslegung und der Verfolgung des Mahnwesens – zentrale Bedeutung zu.

Ein generelles Merkmal, auf das Sie dabei achten müssen, ist der Ausweis der Umsatzsteuer (USt) bzw. der Hinweis auf den anzuwendenden Steuersatz und eine allfällige Steuerbefreiung.

Das USt-Gesetz ist ein sehr formales Gesetz und hat viele Fallen, in die man tappen kann und die einem sodann Steuerbegünstigungen verwehren (z.B. Vorsteuerabzug, steuerfreie Ausfuhrlieferungen). Deshalb ist es hier besonders wichtig, alle (Form-)Vorschriften einzuhalten.

Lieferungen und sonstigen Leistungen sind in Österreich dann steuerbar, wenn diese ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt, der Eigenverbrauch im Inland ist oder die Einfuhr von Gegenständen aus einem Drittland vorliegt. Ein USt-Befreiung kann jedoch in folgenden Fällen bestehen:

Bei der echten Befreiung – bspw. Ausfuhrlieferungen in Drittländer – wird dem Kunden keine USt  in Rechnung gestellt, es darf aber dennoch für die Vorleistungen die Vorsteuer zurückgeholt werden.

Unecht befreit sind u.a. Ärzte, Versicherungen, Banken, gemeinnützige Vereine und Kleinunternehmer (Jahresumsatz unter EUR 30.000,-). Wer unecht befreit ist, muss keine USt verrechnen, darf sich aber auch die in Rechnung gestellte USt – also die Vorsteuer – nicht vom Finanzamt zurückholen.

Besteht keine unechte USt-Befreiung, kann die Vorsteuer vom Finanzamt zurückgeholt werden, sofern die Rechnung alle Kriterien erfüllt. Das Recht auf diesen Vorsteuerabzug ist integraler Bestandteil des Mehrwertsteuermechanismus – die USt wird nicht von den Unternehmern bezahlt, sondern letztendlich vom Verbraucher. Wenn aber die Vorsteuer versagt bleibt, wird die USt zum Kostenfaktor für das Unternehmen. Zudem achtet das Finanzamt besonders auf die Einhaltung sämtlicher Rechnungsmerkmale und die Finanzprüfer kontrollieren diese immer verstärkter.

Um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können, ist vorab jedenfalls die UID (Umsatzsteuer-Identifikation) Nummer des Leistungserbringers zu überprüfen, da dieser Unternehmer sein muss.

SLT Tipp: Prüfen Sie bei Eingangsrechnungen daher immer ob alle Rechnungsmerkmale erfüllt sind und ob der Lieferant eine gültige UID Nummer hat. Wenn nicht, kontaktieren Sie sofort den Lieferanten damit eine neue korrekte Rechnung ausgestellt wird! Zahlen sie nicht bevor sie eine USt-gerechte Rechnung haben! Die neue Rechnung sollte auch einen Hinweis auf die alte Rechnung und die Berichtigung beinhalten.

Eine „ordnungsgemäße“ Rechnung und tatsächlich erbrachte Lieferung oder Leistung sind somit Voraussetzung um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können.

Ausnahmen bilden „Reverse Charge“ (Übergang der Steuerschuld auf den Rechnungsempfänger) – bei grenzüberschreitender Erbringung von Dienstleistungen an/durch ausländische Unternehmer –  wo der Vorsteuerabzug auch ohne ordnungsgemäßer Rechnung möglich ist und der Erwerb von PKWs und Kombis, wo grundsätzlich mit wenigen Ausnahmen (bspw. Taxi) kein Vorsteuerabzug möglich ist.

SLT Tipp: Beachten Sie beim betrieblichen Fahrzeugkauf daher die Liste der vorsteuerabzugsberechtigten Fahrzeuge.

Übersicht der Rechnungsmerkmale:

Rechnungen bis EUR 400,- inkl. USt:

• Name und Anschrift des Lieferanten
• Ausstellungsdatum
• Lieferdatum (Tag oder Zeitraum der Leistung)
• Menge und handelsübliche Bezeichnung bzw. Art und Umfang der sonst. Leistung
• Entgelt
• Hinweis auf anzuwendenden Steuersatz und Steuerbefreiung

Rechnungen bis EUR 10.000,- inkl. USt zusätzlich noch:

• Name und Anschrift des Kunden
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Nettoentgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
• Der auf das Entgelt anfallende Steuerbetrag
• UID Nummer des Rechnungsausstellers

Rechnungen über EUR 10.000,- inkl. USt zusätzlich noch:

• UID Nummer des Kunden (wenn Unternehmer)

SLT Tipp: Erstellen Sie Musterabrechnungen, die verschiedenen Geschäftsfällen zugeordnet und entsprechend verbucht werden können – um die Abwicklung zu vereinfachen. Besprechen Sie abweichende Fälle mit Ihrem Steuerberater, um neue Formalismen zu schaffen.

Unsere Musterrechnungen und Berechnungstools finden Sie auf unserer Homepage: www.slt-steuerberatung.at

Der nächste Artikel von Siart Lipkovich + Team widmet sich dem Informationssystem Kontenplan.