Auf einen ersten Blick erscheint die Einführung der Registrierkassenpflicht als eine weitere auferlegte Last des Fiskus für Klein- und Mittelbetriebe. Stimmt auch. Denn bis 01.01.2016 müssen, mit vereinzelten Ausnahmen, Betriebe die überwiegend Barumsätze erzielen (§131b BAO) und pro Jahr über EUR 15.000,00 Nettoumsätze erwirtschaften Ihre Umsätze mittels einer Registrierkasse aufzeichnen. Das heißt, der Großteil der Unternehmen ist von der Änderung betroffen und muss Aufzeichnungssysteme dahingehend anpassen.

Dies sieht zumindest der Entwurf der neuen Registrierkassensicherheitsverordnung (RKS-V) des BMF zu den technischen Einzelheiten für Sicherheitseinrichtungen in der Registrierkasse vor. Diese neue Verordnung bringt auch Änderungen in der (§132a) Bundesabgabenordnung (Regelungen für Aufzeichnungen) mit sich. Durch die technische Verordnung sind die Rahmenbedingungen und Funktionalitäten vorgegeben, die künftig Manipulationen von Registrierkassen verhindern sollen. Der Fiskus erhofft sich -verbunden mit der Belegerteilungspflicht– so Steuerhinterziehungen verhindern zu können.

Ist‘s nur eine Belastung oder bringt’s auch was?

Sicherlich, die Umrüstung bestehender Aufzeichnungssysteme oder gar eine Neuanschaffung verursacht bei den Betroffenen, trotz Investitionsbegünstigungen, zusätzlichen Aufwand. Nicht nur monetär sondern auch organisatorisch. Den primären Nutzen durch die Einführung dieser Verordnung hat das Finanzamt, da durch diese technischen Anforderungen die Kontrollmöglichkeiten  von  Umsätzen verbessert werden. Macht Sinn aus der Sicht der vielen Steuerehrlichen.

Anhand einer Signatur auf dem Beleg können die Daten auf Richtigkeit überprüft werden. Zusätzlich wird auf jedem Beleg der bisherige Gesamtumsatzstand verschlüsselt abgebildet. Diese Maßnahmen erleichtern künftig dem Betriebsprüfer den Umsatz zu prüfen.

Doch nicht nur den Betriebsprüfern bietet die Registrierkasse Unterstützung, auch dem eigenen Betrieb eröffnen sich durch die Einführung Vorteile. Im Gastronomiebereich beispielsweise.

Neben der Beleg- Rechnungserstellung können in einer Registrierkasse mehrere Preise zu einem Produkt hinterlegt werden und diese entsprechend betitelt oder ergänzt werden. So lassen sich beispielsweise einfach Happy Hour-Preise für Cocktails verrechnen und nachvollziehen Der Gastwirt erhält dabei detaillierte Aufzeichnungen über das Konsumverhalten seiner Gäste und kann so den Verkauf der Produkte mit den besten Deckungsbeiträgen steuern, sowie bei Bedarf nachkalkulieren und an die Nachfrage der Gäste anpassen.

Als Lokalbetreiber kann man sich noch so sehr an die gesetzlichen Vorgaben des Fiskus halten und sich um ordentliche Buchführung bemühen, es hilft nichts, wenn es die Mitarbeiter nicht tun. Werden beispielsweise durch Mitarbeiter Produkte verkauft „auf deren Erfassung vergessen wurde“, trägt der Unternehmer, neben dem finanziellen Schaden auch die Verantwortung für den Schwarzverkauf und kann dafür zur Verantwortung gezogen werden. Die Registrierkasse bietet hingegen eine verbesserte Kontrollmöglichkeit, Nichtbonierungen durch Mitarbeiter entgegenzuwirken. Verbunden mit einem Warenwirtschaftssystem können mittels vereinfachter Inventur die vorhandenen Produkte mit dem Sollbestand laut Warenwirtschaftssystem abgeglichen werden. Dabei lässt sich Schwund identifizieren aber auch Produkte, die sich als Ladenhüter entpuppen.

Setzt man sich mit dem Thema Registrierkasse über den verordneten Bereich hinaus auseinander, so erkennt der gewinnorientierte Unternehmer, dass sich mit den täglichen, monatlichen oder jährlichen Auswertungen wunderbare Vergleichsmöglichkeiten in vielen Bereichen bieten. Verkaufsschlager und Auslastungsspitzen lassen sich daraus ablesen und ermöglichen so eine optimale Planung von Ressourcen. Welcher Unternehmer möchte nicht von seinem Mittagsmenü oder dem Happy Hour Getränk den tatsächlichen Deckungsbeitrag kennen und wissen, was forciert werden sollte? Oder die Personalplanung den variierenden Auslastungen anpassen?

Sie sehen, auf einen ersten Blick erscheint die neue Verordnung zwar ärgerlich. An der Einführung der Registrierkassenpflicht ist jedoch nicht mehr zu rütteln. Daher nützen Sie die Möglichkeiten des neuen Abrechnungssystems für die Optimierung ihres Betriebes, egal ob Gastronomie, Handel oder Dienstleistung.

Was muss das neue Abrechnungssystem mitbringen?

Jede Registrierkasse muss über ein Datenerfassungsprotokoll und einen Drucker (bzw. einer Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung) zur  Erstellung von Zahlungsbelegen verfügen sowie über  eine Schnittstelle zur Sicherheitseinrichtung mit der Signaturerstellungseinheit verbunden sein. Zusätzlich muss jede Registrierkasse mit einem bestimmten (frei verfügbaren) Verschlüsselungsalgorithmus – einem maschinenlesbarenCode – ausgestattet werden und über eine eindeutige Kassenidentifikationsnummer verfügen.

TIPP: Ist eine Neuanschaffung einer Registrierkassa oder einer Signaturerstellungseinheit erforderlich, ist diese bei einem zugelassenen Zertifizierungsdienstanbieter zu erwerben um den verlangten Anforderungen zu entsprechen. Auf der Homepage des BMF wird zur Orientierung eine Liste der Zertifizierungsdienstanbieter zur Verfügung gestellt.

Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung

Mittels eines Initialwertes, erhältlich über FinanzOnline, kann die Sicherheitseinrichtung über die Registrierkasse in Betrieb genommen und der Startbeleg generiert werden. Dabei muss mit Eingabe des Initialwertes in der Registrierkasse das Datenerfassungsprotokoll, welches künftig jeden einzelnen Barumsatz erfasst, eingerichtet werden. Mit der Einrichtung des Datenerfassungsprotokolls gilt künftig der Initialwert als Bestandteil der Signatur auf jedem weiteren Beleg. Darüber hinaus werden über die Signaturerstellungseinheit kryptografische Signaturen angefordert und auf dem zugehörigen Beleg mittels Verschlüsselungsalgorithmus abgedruckt und im Datenerfassungsprotokoll mit den Belegdaten dauerhaft gespeichert. (ACHTUNG: der Startbeleg ist aufzubewahren)

Zur Gewährung des Manipulationsschutzes müssen die Registrierkassen mit der Signaturerstellungseinheit ausgestattet sein. (ACHTUNG: Jede Anschaffung einer Signaturerstellungseinheit ist über FinanzOnline zu melden). Anhand der Signatur,  auf dem Beleg wird erkannt, ob es sich um den richtigen Beleg handelt und ob diese Daten mit denen im Datenerfassungsprotokoll übereinstimmen. Zusätzlich wird auf jedem Beleg der bisherige Gesamtumsatzstand verschlüsselt auf dem Beleg abgebildet. Diese Maßnahmen erleichtern künftig dem Betriebsprüfer den erwirtschafteten Umsatz festzustellen.

Im Falle einer Betriebsprüfung ist den Organen der Abgabenbehörde das Datenerfassungsprotokoll auszuhändigen.

ACHTUNG: Die Daten des Datenerfassungsprotokolls sind zumindest vierteljährlich auf einem externen Medium zu sichern und aufzubewahren.

Was ist zu tun, wenn die Registrierkasse ausfällt?

Bei einem Ausfall der Registrierkasse sind die Barumsätze auf anderen Registrierkassen zu erfassen. Ist dies nicht möglich, müssen die Barumsätze händisch erfasst und zusätzlich Zweitschriften der Belege aufzubewahren werden. Anhand dieser Zweitschriften sind die Einzelumsätze nach der Fehlerbehebung in der Registrierkasse nachzutragen.

Ist bei einem Ausfall zusätzlich die Signaturerstellungseinheit betroffen, ist dieser Umstand unverzüglich dem Finanzamt mitzuteilen. Dies gilt auch bei Verlust, Diebstahl oder Funktionsverlust der Signaturerstellungseinheit. Anstelle des Signaturwertes ist so der Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ auf dem Beleg zu dokumentieren. Nach Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit ist ein Sammelbeleg über Belege mit dem Vermerk „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ zu erstellen und im Datenerfassungsprotokoll zu speichern.

ACHTUNG: Die neue Verordnung zur Registrierkassensicherheit tritt zwar erst mit 01.01.2017 in Kraft, eine Registrierkassenpflicht und bestimmte diesbezügliche Erfordernisse gemäß dieser Verordnung bestehen allerdings bereits mit 01.01.2016.

TIPP: Nachdem es sich bei der neuen Verordnung noch um einen Begutachtungsentwurf handelt, können sich noch Änderungen ergeben. Besuchen Sie regelmäßig unsere Homepage – so bleiben Sie steht’s über alle Neuerungen in Sachen Steuerreform 2015/2016 informiert.